DMS-light im Dokumentationsprozess
DMS-light erfüllt die Anforderungen an ein einfach und intuitiv bedienbares Dokumenten-Management-Tool. Der Funktionsumfang befriedigt alle Anforderungen an die Verwaltung „teurer“ Dokumente. Mit teuren Dokumenten sind selbst erstellte Berichte, Spezifikationen, Konstruktions-Zeichnungen usw. gemeint und weniger Rapporte, Rechnungen, Lieferscheine, die in grossen Mengen gescannt und archiviert werden.
Ablauf:
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Der Autor erstellt ein neues oder erweitert ein bereits früher frei gegebenes Dokument. Solange ein Dokument bearbeitet wird, verbleibt es im Projekt oder Abteilungsverzeichnis. Der/Die Projektleiter sind verantwortlich, dass für die eigenen Projekte die relevanten Dokumente erstellt und abgelegt werden.
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Der Autor erfasst die Dokumenten-Informationen im DMS-light. Im Gegenzug erhält er bei einem neuen Dokument die Dokumenten-Nummer und den normierten Filenamen.
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Der Autor verschiebt das fertig erstellte und geprüfte Dokument in den Check-In-Buffer. Der Check-In-Buffer ist ein vordefiniertes Netzwerk-Verzeichnis.
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Der Dokumenten-Manager überprüft die Richtigkeit der Versions-Angabe und Filenamenkonvention. Anschliessend verschiebt er das Dokument in die Ablage (Netzwerk-Verzeichnis mit Leserecht für alle und Schreibrecht nur für den Dokumenten-Manager).
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Die Mitarbeiter können mit DMS-light alle gültigen Dokumente finden und direkt aus dem DMS-light öffnen. Bei Bedarf können sie die Dokumente (als Autoren gemäss Schritt 1) weiter bearbeiten.
Fragen zum Prozess oder zu DMS-light?
ja!
- Mit wenigen Klicks zum gesuchten Dokument
- Direktes öffnen der Dokumente aus dem DMS-light
- Alle Details pro Dokument auf einen Blick
- Strukturierte Dokumentenablage
- Zentraler Dokumentenpool
- Weniger Dokumenten-Mehrfachablagen
- Hohe Dokumentenverfügbarkeit
- Zeiteinsparung
- Einheitliche Filebenennung
- Einfache Dokumentenreferenzierung
- Weniger Qualitätsprobleme
- Zufriedenere Kunden
